1. Introducción
Este manual está pensado para personas que trabajan en una pyme y usan Microsoft Teams y SharePoint cada día sin ser técnicas. Explica dónde se guarda realmente cada cosa, quién puede verla, cómo recuperarla si se borra y qué hábitos evitan el caos de archivos duplicados, versiones perdidas y accesos que nadie controla. Hay un capítulo (el 11) dirigido a quien administra el entorno de Microsoft 365 de la empresa.
Qué podrás hacer al terminar
- Distinguir equipo, canal, chat, sitio de SharePoint y OneDrive, y saber qué va en cada uno.
- Encontrar un archivo y compartirlo con el tipo de enlace adecuado.
- Trabajar a la vez con compañeros sin crear copias "definitivo_v3_FINAL".
- Recuperar una versión anterior o un archivo borrado, sabiendo cuánto margen tienes.
- Si administras: decidir una configuración razonable, preparar bajas y hacer una revisión trimestral.
Cómo usar este manual
- Lee los capítulos 2 a 5 en orden: son la base. Sin entender dónde se guardan los archivos, el resto se vuelve confuso.
- Los capítulos 6 a 10 se pueden leer según tu necesidad del momento.
- El capítulo 11 es para administradores, pero conviene que lo lea también quien dirige la empresa. El 12 es una tabla de consulta rápida y el 13 propone ejercicios y un plan de 30 días.
Este manual forma parte de una serie. Cuando un tema se trata con más detalle en otro manual ya publicado, se indica por su nombre, por ejemplo el manual de OneDrive, sin remitir a un número de capítulo concreto.
Los menús de Microsoft cambian con frecuencia y no todas las organizaciones tienen las mismas opciones activadas. Si un botón no está donde dice el manual, busca su nombre en el menú de los tres puntos. Los límites y plazos llevan enlace a la página de Microsoft donde se consultaron en octubre de 2026.
Qué no hacer
- No des por hecho que lo que ves en tu pantalla es lo que ven los demás: los permisos pueden ser distintos.
- No uses este manual como sustituto de la política interna de tu empresa sobre datos personales.
2. Conceptos básicos
Teams es la aplicación donde conversas y te reúnes. SharePoint es el lugar donde, en la nube, se guardan los archivos del equipo. OneDrive es tu espacio personal de archivos. Detrás de todo ello hay una pieza que casi nadie ve pero que decide quién entra: el grupo de Microsoft 365.
Las piezas, una por una
Equipo. Un equipo de Teams es un grupo de personas con un propósito común (por ejemplo "Comercial" o "Obras"). Según Microsoft, la pertenencia a cada equipo se guarda en un grupo de Microsoft 365, y ese grupo da acceso al sitio de SharePoint padre del equipo.
Canal. Un equipo se divide en canales por temas. Microsoft distingue tres tipos: estándar (abiertos a todos los miembros del equipo), privados (solo personas seleccionadas del equipo) y compartidos (personas seleccionadas dentro y fuera del equipo).
Chat. Conversación entre dos o más personas fuera de los canales; no pertenece a ningún equipo.
Sitio y biblioteca de SharePoint. Un sitio es un espacio web interno con bibliotecas de documentos, que tienen versiones, permisos y papelera. Cada equipo tiene el suyo, y cada canal privado o compartido, uno propio.
OneDrive. El espacio personal de cada usuario, para borradores y lo que aún no se comparte.
Grupo de Microsoft 365. Es la identidad común del equipo. Incluye recursos compartidos como un buzón de Outlook, un calendario, Planner, una biblioteca de SharePoint y un bloc de OneNote; y, si se creó desde Teams, un equipo. Sus roles son propietarios, miembros e invitados.
Qué va dónde
| Tipo de contenido | Dónde conviene guardarlo | Quién lo ve por defecto | Motivo |
|---|---|---|---|
| Borrador personal o apuntes | Tu OneDrive | Solo tú | Aún no es de nadie más |
| Documento de trabajo del equipo | Canal estándar del equipo (Archivos) | Todos los miembros del equipo | Queda en el sitio de SharePoint del equipo |
| Documento con acceso restringido (por ejemplo, nóminas o ofertas sensibles) | Canal privado, o un sitio con permisos propios | Solo los miembros de ese canal o sitio | Tiene sitio de SharePoint propio |
| Archivo enviado por chat | Queda en el OneDrive de quien lo envía | Las personas del chat | No es un lugar de archivo del equipo |
| Grabación de una reunión de canal | Biblioteca del sitio del equipo (carpeta Recordings) | Según los permisos del canal | Ver capítulo 4 |
Qué no hacer
- No guardes documentos importantes del equipo solo en tu OneDrive: si te vas de la empresa, dejarán de estar disponibles de forma ordinaria (ver capítulo 9).
- No uses el chat como archivo: los archivos de chat dependen de quien los envió.
- No crees un equipo nuevo por cada proyecto pequeño: crea un canal.
3. Primeros pasos con Teams
Entrar y orientarte
Entra con tu cuenta de trabajo (la de la empresa, no una cuenta personal).
En la barra lateral verás, entre otras áreas, Actividad (menciones y avisos), Chat, Equipos (tus equipos y canales), Calendario y Archivos (documentos recientes y bibliotecas). Los nombres pueden variar. Fija como favoritos los dos o tres canales que uses a diario y silencia los que solo consultas.
Crear o unirte a un equipo
Por defecto, cualquier usuario puede crear un grupo de Microsoft 365 a menos que el administrador limite quién puede hacerlo, y crear un equipo de Teams crea también un grupo. Si no ves la opción de crear, es probable que tu empresa la haya restringido; pídelo a quien administre.
Antes de crear un equipo, comprueba si ya existe uno con las mismas personas (entonces basta un canal) y quién será el segundo propietario (recomendación de este manual, ver capítulo 11).
Roles en un equipo
| Rol | Qué puede hacer | Fuente |
|---|---|---|
| Propietario | Añade y quita miembros, añade invitados, cambia la configuración, archiva el equipo y gestiona permisos de canales | Capacidades por rol |
| Miembro | Participa, comparte archivos y suele poder subir y modificar; no cambia la configuración ni añade invitados | Misma fuente |
| Invitado | Persona externa a la organización, con menos capacidades que un miembro | Misma fuente |
Qué no hacer
- No inicies sesión con cuentas personales para asuntos de la empresa.
- No dejes todas las notificaciones activas: acabarás ignorándolas todas.
4. Chats, canales y reuniones
Chat o canal: cómo decidir
| Situación | Usa | Por qué |
|---|---|---|
| Pregunta rápida a una persona | Chat | Solo la ven quienes participan |
| Información que otros necesitarán mañana | Canal | Queda ordenada por tema y visible para el equipo |
| Decisión que debe quedar registrada | Canal, con respuesta en el hilo | Se puede volver a consultar |
| Documento de trabajo | Canal, pestaña Archivos | Se guarda en SharePoint, no en el OneDrive de nadie |
| Asunto sensible de pocas personas del equipo | Canal privado | Solo lo ven los miembros del canal |
| Colaboración con personas de otra organización | Canal compartido o invitado en el equipo | Ver capítulo 7 |
Chats
Un chat privado admite hasta 250 participantes.
Los archivos que envías por chat se guardan en tu OneDrive de trabajo. Si adjuntas con el botón de adjuntar, Teams da permiso a las personas del chat; si pegas un enlace ya existente, no se añaden permisos automáticamente, y por eso alguien puede no poder abrirlo.
Canales: tipos y cuándo usar cada uno
| Tipo | Quién lo ve | Archivos | Detalles que conviene saber |
|---|---|---|---|
| Estándar | Todos los miembros del equipo | Carpeta en la biblioteca del sitio del equipo | Opción por defecto |
| Privado | Solo sus propietarios y miembros; los miembros del equipo solo ven los privados a los que se les añade | Sitio de SharePoint propio | No se convierte en estándar ni a la inversa; no se mueve a otro equipo |
| Compartido | Solo sus propietarios y miembros, incluso personas de fuera del equipo | Sitio de SharePoint propio | No admite invitados de Entra ID, pero sí personas de otra organización con B2B direct connect; no se convierte en estándar ni a la inversa |
Un equipo admite hasta 1.000 canales en total, contando los eliminados y cualquier combinación de estándar, privados y compartidos, y hasta 25.000 miembros.
Recomendación de este manual: un canal por tema o cliente estable, nombres cortos, y privados solo con un motivo real de confidencialidad.
Reuniones
Las reuniones se programan desde el Calendario de Teams o desde Outlook. Tres puntos que conviene saber:
- Participantes. Los planes Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium y Teams Essentials admiten hasta 300 participantes interactivos. Otros planes tienen límites distintos: comprueba el tuyo.
- Grabación. Cualquier participante autorizado puede iniciar o detener la grabación si la política de grabación en la nube del organizador está activada; los invitados y las personas externas no pueden. Todos los participantes reciben un aviso cuando empieza. Pide siempre permiso a los asistentes antes de grabar, y recuerda que la grabación puede contener datos personales.
- Dónde queda la grabación. En las reuniones de canal, en la biblioteca de SharePoint del equipo, carpeta Recordings. En las demás, en el OneDrive de quien organiza o de quien inicia la grabación.
Quién ve la grabación depende del tipo de reunión: en una reunión que no es de canal, el organizador tiene control total, los demás miembros internos solo leen y los externos no tienen acceso salvo que el organizador la comparta; en una de canal, mandan los permisos del sitio del canal.
Las grabaciones caducan: el plazo por defecto es de 120 días y el administrador puede cambiarlo. Al caducar, la grabación pasa a la papelera del lugar donde estaba. Si una grabación debe conservarse (un acuerdo con un cliente, por ejemplo), descárgala o pide que se cambie su caducidad antes de que llegue el plazo.
Qué no hacer
- No conviertas el chat en archivo de documentos.
- No grabes reuniones sin avisar ni sin una razón clara.
- No des por hecho que una grabación se conserva para siempre.
5. Archivos en Teams y SharePoint
Teams no guarda archivos: los guarda SharePoint y OneDrive
La pestaña Archivos de Teams es una ventana a SharePoint y OneDrive. Microsoft lo resume así: los archivos que subes a un canal se guardan en la carpeta de SharePoint de tu equipo, y los que envías en un chat se guardan en tu OneDrive para el trabajo.
Dónde se guarda realmente cada cosa
| Origen | Dónde queda | Quién tiene acceso |
|---|---|---|
| Pestaña Archivos de un canal estándar | Una carpeta de la biblioteca de documentos predeterminada del sitio padre del equipo | Los propietarios y miembros del equipo |
| Pestaña Archivos de un canal privado | La biblioteca predeterminada del sitio de SharePoint propio de ese canal | Los propietarios y miembros del canal; el sitio no se puede compartir por separado |
| Pestaña Archivos de un canal compartido | La biblioteca del sitio propio del canal | Solo propietarios y miembros del canal; ni la gente del equipo padre ni los administradores tienen acceso si no son miembros del canal |
| Archivo enviado por chat | OneDrive de quien lo envió | Las personas del chat, según el permiso concedido al enviarlo |
| Grabación de reunión de canal | Sitio del equipo, carpeta Recordings | Ver capítulo 4 |
| Grabación de otra reunión | OneDrive del organizador o de quien graba | Ver capítulo 4 |
La consecuencia práctica más importante: si un documento debe seguir existiendo cuando tú no estés, no puede vivir solo en un chat ni en tu OneDrive.
Límites que sí conviene conocer
| Límite | Valor | Fuente |
|---|---|---|
| Tamaño máximo de un archivo subido | 250 GB | Límites de SharePoint |
| Longitud máxima de la ruta completa, incluido el nombre del archivo | 400 caracteres | Misma fuente |
| Elementos en una biblioteca | Hasta 30 millones entre archivos y carpetas | Misma fuente |
Los 400 caracteres incluyen todo el recorrido, no solo el nombre: las carpetas anidadas con nombres largos son la causa habitual de problemas.
Eliminar y recuperar desde Teams
Los archivos eliminados van a la papelera de OneDrive o a la de SharePoint, según el origen. Para un archivo de canal, se recupera desde la pestaña Archivos, abriendo SharePoint, entrando en la papelera y eligiendo Restaurar. El capítulo 9 detalla los plazos.
Qué no hacer
- No envíes por chat la única copia de un documento importante.
- No crees carpetas anidadas de más de tres o cuatro niveles ni nombres larguísimos.
6. Sitios y bibliotecas de SharePoint
Qué es un sitio
Un sitio de SharePoint es un espacio con sus propias bibliotecas, páginas y permisos. Microsoft distingue, entre otros, estos tipos:
| Tipo de sitio | Cómo se gestionan los permisos | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Sitio de equipo conectado a un grupo de Microsoft 365 | A través del grupo o del equipo de Teams: los propietarios del grupo son propietarios del sitio y los miembros, miembros del sitio | Trabajo colaborativo de un equipo |
| Sitio de comunicación | Con los grupos estándar de SharePoint: propietarios, miembros y visitantes | Publicar información para mucha gente que solo lee (por ejemplo, una intranet) |
| Sitio de canal privado o compartido | Solo desde Teams; en SharePoint los permisos se ven en modo de solo lectura | Archivos de un canal privado o compartido |
Biblioteca de documentos
Una biblioteca es donde se guardan los archivos del sitio. Tiene historial de versiones, papelera y permisos. Cada sitio de equipo tiene una biblioteca predeterminada llamada Documentos, y las carpetas de los canales estándar viven dentro de ella. Una biblioteca puede tener hasta 30 millones de archivos y carpetas.
Una estructura sencilla para una pyme
Propuesta de este manual, no norma de Microsoft: un equipo por área estable (Administración, Comercial, Obras), un canal por cliente o proyecto, no más de tres niveles de carpetas, nombres con la fecha primero (2026-10-05_oferta-cliente-x.docx) y un sitio de comunicación para lo que todos leen y pocos editan.
Permisos únicos: úsalos con moderación
Cada vez que alguien rompe la herencia de permisos de una carpeta o archivo, SharePoint debe recordar esa excepción. El límite admitido es de 50.000 permisos únicos por lista o biblioteca, pero el límite recomendado es de 5.000. En una pyme casi nunca se llega a esas cifras, pero la complejidad aparece mucho antes: cuando nadie recuerda por qué una carpeta tiene accesos distintos. Si una información necesita acceso distinto, es más limpio un canal privado o un sitio aparte.
Qué no hacer
- No gestiones por separado desde SharePoint los permisos de un sitio conectado a un equipo: usa el equipo o el grupo.
7. Permisos e invitados
El modelo de tres niveles
En SharePoint hay tres grupos de permisos habituales: propietarios (control total), miembros (editar) y visitantes (leer). En un sitio conectado a un equipo, quien es propietario o miembro del equipo lo es también del sitio. Microsoft recomienda gestionar los permisos desde el grupo o desde Teams, no por separado en SharePoint.
Compartir un archivo: los tipos de enlace
Al compartir un archivo o carpeta eliges quién podrá usar el enlace. Microsoft describe así los tipos:
| Tipo de enlace | Quién puede abrirlo | Observación |
|---|---|---|
| Cualquiera | Quien tenga el enlace, sin identificarse | No se puede auditar el acceso; el enlace se puede reenviar |
| Personas de tu organización | Miembros de tu organización que abran el enlace identificados | No sirve para invitados; se puede reenviar dentro de la empresa |
| Personas con acceso existente | Quien ya tenía acceso | No concede permisos nuevos |
| Personas concretas | Solo las personas que indiques | El enlace no funciona para nadie más |
Además puedes elegir "Puede editar" o "Puede ver", "No se puede descargar", y poner fecha de caducidad y contraseña a los enlaces anónimos. En cualquier momento puedes ver con quién está compartido un archivo y dejar de compartirlo desde "Administrar acceso".
Regla práctica de este manual: usa "Personas concretas" por defecto. Usa "Personas de tu organización" para documentos internos de interés general y reserva "Cualquiera" para contenido que podrías publicar en tu web.
Invitados y acceso externo
Hay tres vías distintas para colaborar con alguien de fuera, y conviene no mezclarlas:
| Vía | Qué es | Qué ve la persona |
|---|---|---|
| Invitado en un equipo de Teams | Persona externa invitada por un propietario; no necesita licencia adicional de Microsoft 365 | Los canales y archivos del equipo a los que se le da acceso |
| Canal compartido | Se invita a personas de otra organización con Entra B2B direct connect; los invitados de tu directorio no se pueden añadir | Solo ese canal |
| Enlace de SharePoint a personas concretas | Compartir un archivo concreto con una persona externa | Solo ese archivo o carpeta |
Si la persona externa no tiene cuenta de Microsoft, recibe un código de un solo uso por correo; si la tiene, se le pide iniciar sesión.
Quién decide el nivel de apertura
El uso compartido con personas externas tiene ajustes a nivel de organización y a nivel de sitio, y si no coinciden, siempre se aplica el valor más restrictivo. Es decir: si el administrador no permite compartir fuera, ningún sitio podrá hacerlo, aunque su propietario lo intente. Microsoft aconseja guardar la información confidencial en un sitio con el uso compartido externo desactivado y crear sitios adicionales para lo que sí se comparte.
Antes de compartir
Pregúntate: ¿con la persona o con "cualquiera"?, ¿editar o solo ver?, ¿lo necesitará dentro de tres meses (si no, caducidad)?, ¿hay datos personales de terceros?
Qué no hacer
- No uses enlaces "Cualquiera" para documentos con datos de clientes, nóminas, contratos u ofertas.
- No añadas un invitado "provisional" y te olvides de él.
- No des permiso de edición cuando basta con ver.
- No compartas archivos pegando un enlace antiguo en un chat sin comprobar quién tiene acceso a él.
8. Coautoría y flujo de trabajo en equipo
Trabajar a la vez en el mismo archivo
Cuando un archivo de Word, Excel o PowerPoint está guardado en OneDrive o SharePoint, varias personas pueden editarlo a la vez. Microsoft explica que AutoSave guarda el archivo automáticamente cada pocos segundos y está activado por defecto cuando el archivo está en OneDrive, OneDrive para el trabajo o SharePoint Online. Con AutoSave desactivado, la colaboración puede ser menos eficiente y aumentar la probabilidad de conflictos.
Esto cambia la forma de trabajar: no se manda el archivo por correo, se comparte el enlace. Cada copia enviada es una versión paralela que luego hay que reconciliar a mano.
Un flujo sencillo de equipo
- Un solo lugar. Cada documento tiene un único lugar de origen: la biblioteca del equipo.
- Enlace, no adjunto. Se avisa en el canal con una mención y el enlace.
- Comentarios en el documento. Las dudas sobre el contenido van como comentario en el propio archivo, no en un chat aparte.
- Cierre. Al cerrar el documento se marca en el nombre o se mueve a una carpeta de cerrados, y se baja el permiso de edición si procede.
Convenciones de nombres
Fecha primero (año-mes-día), sin espacios ni caracteres raros, y estado en el nombre (_borrador, _revisado, _cerrado) solo si hay un flujo claro. Nunca "final" ni "definitivo": para eso está el historial de versiones.
Buenas prácticas de edición conjunta
Avisa por el canal antes de cambios grandes de estructura, avisa si trabajarás sin conexión (al volver pueden aparecer conflictos) y deja los documentos en la biblioteca, no en tu OneDrive, cuando te ausentes.
Qué no hacer
- No envíes por correo el archivo cuando puedes enviar el enlace.
- No desactives AutoSave sin un motivo concreto.
- No renombres ni muevas un archivo que otras personas están editando sin avisarlas.
9. Versiones, papelera y recuperación
Los borrados y las sobrescrituras accidentales, o una persona que se va, son los casos que más preocupan a una pyme. SharePoint y OneDrive tienen tres redes de seguridad que conviene conocer: el historial de versiones, la papelera y las retenciones que configure el administrador.
Historial de versiones
En una biblioteca nueva, SharePoint guarda automáticamente las últimas 500 versiones de un documento. Cuando se llega al máximo, las más antiguas se eliminan. El límite técnico del servicio es de 50.000 versiones mayores y 511 menores. El administrador puede configurar un límite distinto en una biblioteca, así que si falta una versión antigua, el motivo puede ser ese.
Para restaurar una versión: abre la biblioteca, selecciona los tres puntos junto al archivo, elige "Historial de versiones", abre el menú de la fecha deseada y elige "Restaurar". SharePoint no elimina la versión restaurada: crea una copia y la convierte en la versión más reciente. Desde una aplicación de Office también puedes hacer clic en el nombre del archivo en la parte superior y elegir "Historial de versiones" (AutoSave: restaurar versiones). Pueden restaurar versiones quienes tengan permisos de contribuir, diseñar o control total (cómo funcionan las versiones).
La papelera de SharePoint
Los elementos eliminados de un sitio permanecen en la papelera 93 días en total, repartidos entre dos fases: la papelera del sitio y la papelera de la colección de sitios.
Cada usuario puede restaurar lo que eliminó; en SharePoint de Microsoft 365, quien tiene permisos de edición también puede restaurar lo eliminado por otros. Los elementos vuelven a su ubicación original si esta sigue existiendo.
Qué se recupera y en cuánto tiempo
| Qué se perdió | Dónde mirar | Plazo | Fuente |
|---|---|---|---|
| Una versión anterior de un archivo | Historial de versiones del archivo | Mientras la versión no haya superado el límite de versiones configurado (500 por defecto en bibliotecas nuevas) | Versiones |
| Un archivo eliminado de un sitio, un canal o tu OneDrive | Papelera del sitio de SharePoint o de OneDrive (93 días en cuentas de trabajo salvo otra configuración) | 93 días en total entre las dos fases | Papelera |
| Un canal estándar eliminado | Teams, según quién tenga permiso para restaurar canales en el equipo | 21 días desde la eliminación | Eliminar un canal |
| Un canal privado o compartido eliminado | Teams o centro de administración | 30 días, igual en canales compartidos | Canales privados y compartidos |
| Un equipo eliminado | Grupo de Microsoft 365 (consulta a quien administre) | Por defecto, un grupo eliminado se conserva 30 días; Microsoft indica que un equipo eliminado no se restaura directamente desde Teams | Archivar o eliminar un equipo |
Cuando alguien deja la empresa
El OneDrive de una persona cuya cuenta se elimina se conserva por defecto 30 días; el responsable indicado recibe un correo con el acceso y la fecha de borrado. Después pasa 93 días a la papelera de la colección de sitios, y solo se restaura con PowerShell. Las retenciones del administrador tienen prioridad. El capítulo 11 explica cómo prepararlo.
Qué no hacer
- No esperes semanas para avisar de un borrado: cuanto antes, mejor.
- No vacíes la papelera "para ahorrar espacio" sin comprobar antes que no hace falta recuperar nada.
- No uses el historial de versiones como único sistema de copias de seguridad de documentos críticos.
- No dejes a una persona que se va con la única copia de un documento en su OneDrive.
10. Seguridad y buenas prácticas
Lo que Microsoft recomienda
Microsoft publica las diez medidas principales para proteger los datos en Microsoft 365 para empresas. Las que más afectan a Teams y SharePoint: autenticación multifactor (los valores de seguridad predeterminados vienen activados y son adecuados para la mayoría de organizaciones), proteger las cuentas de administrador y los dispositivos, y configurar el uso compartido de archivos con etiquetas de confidencialidad y prevención de pérdida de datos cuando el plan las incluya.
Hábitos del usuario
| Hábito | Por qué |
|---|---|
| Activar y usar MFA siempre | Una contraseña robada no basta para entrar |
| Desconfiar de enlaces inesperados, también si llegan por chat de Teams | El phishing también ocurre dentro de las herramientas de trabajo |
| Revisar quién tiene acceso a lo que compartes | Los enlaces antiguos siguen funcionando |
| No guardar contraseñas en archivos de Teams o SharePoint | Cualquier miembro con acceso podría verlas |
Datos personales
Guarda los datos personales de clientes o empleados en un canal privado o sitio propio, compártelos con personas concretas y con caducidad, y no los pegues en un chat si basta con indicar dónde está el documento. Si grabas una reunión, informa antes de empezar. Esto no sustituye al asesoramiento jurídico.
Cuando algo sale mal
Si enviaste un archivo a la persona equivocada o alguien accedió a tu cuenta, retira el acceso desde "Administrar acceso", cambia tu contraseña, avisa a quien administre y a tu responsable (si hubo datos personales, la empresa puede tener obligaciones de notificación) y anota qué documento era, con quién y cuándo.
Qué no hacer
- No compartas tu cuenta ni tu código de verificación, ni siquiera con un compañero de confianza.
- No dejes enlaces "Cualquiera" activos sin fecha de caducidad en documentos que ya no se usan.
- No aceptes aprobaciones de acceso (la ventana del móvil de MFA) que no hayas iniciado tú.
- No instales aplicaciones de terceros en Teams sin que lo autorice quien administra.
11. Administración en la empresa
Este capítulo es para quien administra Microsoft 365 en la empresa, o para quien decide por él. Las decisiones recomendadas son consejo propio de este manual para una pyme, no una norma de Microsoft: Microsoft documenta qué hace cada ajuste, pero qué conviene a tu empresa depende de tu riesgo y de cómo trabajáis.
Decisiones recomendadas para una pyme
| Decisión | Recomendación de este manual | Qué dice la documentación de Microsoft |
|---|---|---|
| Quién crea equipos | Si hay menos de 30 personas, déjalo abierto con una norma de nombres; si hay más o datos delicados, limítalo a un grupo reducido | Por defecto cualquier usuario puede crear grupos; el administrador puede limitarlo a personas concretas |
| Propietarios por equipo | Mínimo dos por equipo, y una persona de dirección en los equipos importantes | Puede haber varios propietarios en un equipo |
| Uso compartido externo | Empieza restringido; abre solo los sitios que lo necesiten | Se aplica siempre el valor más restrictivo entre organización y sitio |
| Enlaces "Cualquiera" | Desactívalos salvo necesidad clara | No se pueden auditar |
| MFA | Obligatoria para todos | Medida principal de la guía de seguridad de Microsoft |
Normas de nombres
Propuesta: Área - Tema para equipos (por ejemplo, Comercial - Clientes) y canales sin prefijo, por escrito en una página del sitio de comunicación.
Baja de un empleado: lista de comprobación
Hazla el día en que se comunica la baja, no el día en que se elimina la cuenta:
- Nombra a otro propietario en cada equipo donde la persona sea propietaria; si era la única, el equipo queda sin gestión. Revisa también los canales privados y compartidos: el último propietario de un canal privado no se puede quitar desde el cliente de Teams.
- Pide que mueva a la biblioteca del equipo los documentos del equipo que estén en su OneDrive.
- Define un responsable (gestor o propietario secundario) para su OneDrive: recibe un correo con el acceso y el plazo de borrado.
- Traspasa las reuniones recurrentes que organizaba y revisa los enlaces que compartió con externos.
- Anota la fecha de eliminación de la cuenta: tras 30 días de conservación del OneDrive vienen 93 días en la papelera de la colección de sitios, restaurable solo por PowerShell. Antes de esa fecha, descarga o traspasa lo necesario.
Revisión trimestral
Reserva una hora cada tres meses:
| Revisión | Qué comprobar | Qué hacer si falla |
|---|---|---|
| Propietarios | Cada equipo tiene al menos dos propietarios activos | Nombrar o sustituir |
| Invitados | Todos los invitados siguen siendo necesarios | Retirar los que no lo sean |
| Uso compartido | Hay enlaces "Cualquiera" o de personas concretas obsoletos | Retirar o poner caducidad |
| Bajas | Todas las bajas del trimestre se cerraron con la lista de comprobación | Completarlas |
Archivar antes que eliminar
Cuando un equipo termina, archívalo: cesa su actividad, pero se pueden ver conversaciones y archivos y se puede reactivar; un equipo eliminado no se puede restaurar directamente.
Qué no hacer
- No dejes un equipo con un solo propietario.
- No des a todos los empleados permisos de administrador "para que no te molesten".
- No abras el uso compartido externo de toda la organización para resolver una necesidad de un solo cliente.
- No elimines la cuenta de una persona antes de recuperar sus datos.
12. Solución de problemas
Antes de nada, recarga, comprueba que usas la cuenta de trabajo y que tienes conexión.
| Síntoma | Causa probable | Qué hacer |
|---|---|---|
| No veo un canal que mis compañeros sí ven | Es un canal privado o compartido y no estás añadido | Pide al propietario del canal que te añada |
| No puedo abrir un archivo que me han pasado por chat | El enlace pegado conserva los permisos antiguos y no incluye a todos los del chat | Pide a quien lo envió que lo adjunte de nuevo o que lo comparta con tu nombre |
| Un archivo "ha desaparecido" del canal | Alguien lo movió o eliminó | Mira en la papelera del sitio de SharePoint (93 días) y en el historial de actividad |
| No puedo subir un archivo | Supera el tamaño máximo (250 GB), el nombre o la ruta son demasiado largos (400 caracteres) o no tienes permiso de edición | Acorta carpetas y nombres; comprueba tu permiso |
| Un externo no puede abrir el enlace | El enlace es de "Personas de tu organización" o el correo con el que lo abre no es el invitado | Comparte con personas concretas, usando el correo exacto de la persona |
| No encuentro la grabación de la reunión | Está en el OneDrive de quien organiza o graba, o en la carpeta Recordings del sitio si fue reunión de canal | Pregunta a quien grabó; revisa el chat o canal de la reunión |
| Un compañero se fue y no encuentro sus documentos | Estaban en su OneDrive | Consulta al responsable asignado antes de la fecha de borrado (capítulo 11) |
Si persiste, da a quien administre: qué intentabas, el mensaje (con captura), la hora y la ruta del archivo.
Qué no hacer
- No borres y vuelvas a subir un archivo "para arreglarlo": pierdes historial y enlaces.
- No cambies permisos al azar hasta que "funcione": puedes abrir más de lo debido.
13. Prácticas y plan de 30 días
Nueve ejercicios
Haz los ejercicios en un equipo de pruebas, no en uno real.
- Mapa. Dibuja tus equipos y canales y anota dónde se guardan sus archivos (capítulo 5).
- Subida. Sube un documento a un canal y localízalo con "Abrir en SharePoint".
- Chat contra canal. Envía un archivo por chat y otro por canal; anota dónde queda cada uno.
- Edición conjunta. Edita un documento a la vez con un compañero y respóndele un comentario.
- Enlaces. Comparte con "Personas concretas" y luego con "Personas de tu organización"; revisa "Administrar acceso" y retira el acceso.
- Versiones. Haz tres cambios, abre el historial y restaura la primera versión.
- Papelera. Elimina un archivo y recupéralo desde la papelera del sitio.
- Canal privado. Crea uno, añade a una persona y comprueba que otro miembro del equipo no lo ve.
- Reunión. Programa una reunión, grábala avisando y localiza la grabación y su caducidad.
Cuestionario
| N.º | Pregunta | Respuesta correcta |
|---|---|---|
| 1 | ¿Dónde se guardan los archivos que se envían por chat? | En el OneDrive de quien los envía |
| 2 | ¿Dónde se guardan los archivos de un canal estándar? | En una carpeta de la biblioteca de documentos del sitio de SharePoint del equipo |
| 3 | ¿Qué tipo de enlace conviene usar por defecto al compartir? | Personas concretas |
| 4 | ¿Cuántos días permanece un elemento eliminado en la papelera de SharePoint, sumando las dos fases? | 93 días |
| 5 | ¿Cuántas versiones guarda por defecto una biblioteca nueva de SharePoint en Microsoft 365? | Las últimas 500 |
| 6 | ¿Qué pasa si el ajuste de uso compartido externo del sitio y el de la organización no coinciden? | Se aplica el más restrictivo |
| 7 | Una persona deja la empresa: ¿qué debe hacerse antes de eliminar su cuenta? | Traspasar la propiedad de sus equipos y mover sus documentos del equipo a la biblioteca, y nombrar responsable de su OneDrive |
Plan de 30 días
Este plan es una propuesta de implantación para un equipo pequeño. Ajusta las responsabilidades a tu estructura.
| Semana | Acción | Responsable |
|---|---|---|
| 1 | Leer los capítulos 2 a 5; hacer los ejercicios 1, 2 y 3; confirmar que todo el mundo usa MFA | Todo el equipo; administración comprueba MFA |
| 1 | Inventariar equipos y propietarios; nombrar al menos dos propietarios por equipo | Administración |
| 2 | Acordar la norma de nombres de equipos, canales y archivos; publicarla en una página del sitio | Dirección con administración |
| 2 | Ejercicios 4 y 5; empezar a compartir enlaces, no adjuntos | Todo el equipo |
| 3 | Mover documentos clave desde OneDrive personales y chats a las bibliotecas de los equipos | Cada persona, con su responsable de área |
| 3 | Ejercicios 6 y 7; revisar ajustes de versiones y de uso compartido externo | Todo el equipo; administración |
| 4 | Ejercicios 8 y 9; hacer el cuestionario | Todo el equipo |
| 4 | Primera revisión trimestral abreviada y lista de baja de empleados aprobada | Administración y dirección |
Qué no hacer
- No intentes cambiarlo todo en una semana: prioriza propietarios, nombres y enlaces.
- No des por terminado el plan sin la primera revisión trimestral.
14. Preguntas frecuentes, glosario y fuentes
Preguntas frecuentes
¿Teams guarda mis archivos? No directamente: muestra archivos que están en SharePoint (canales) o en OneDrive (chats).
¿Cuánto tiempo puedo recuperar un archivo borrado? Hasta 93 días en la papelera de SharePoint; consulta la tabla del capítulo 9.
¿Puedo recuperar un equipo eliminado? Microsoft indica que un grupo eliminado se conserva 30 días por defecto y que un equipo eliminado no se restaura directamente desde Teams; pregunta a quien administre si el tuyo aún se puede recuperar.
¿Los invitados necesitan licencia? No necesitan licencia adicional de Microsoft 365, aunque se aplica el modelo de facturación de Microsoft Entra External ID.
Glosario
| Término | Significado |
|---|---|
| Equipo | Conjunto de personas de Teams con un propósito común, conectado a un grupo de Microsoft 365 |
| Canal privado | Canal visible solo para miembros seleccionados, con sitio de SharePoint propio |
| Canal compartido | Canal para personas dentro y fuera del equipo, con sitio de SharePoint propio |
| Chat | Conversación fuera de los canales entre dos o más personas |
| SharePoint | Servicio de sitios y bibliotecas en la nube donde se guardan los archivos del equipo |
| OneDrive | Espacio de archivos personal de cada usuario |
| Grupo de Microsoft 365 | Identidad común que reúne miembros y recursos (sitio, buzón, calendario) |
| Propietario | Persona con capacidad de gestionar un equipo, grupo o sitio |
| Invitado | Persona externa a la organización añadida a un equipo |
| AutoSave | Guardado automático de archivos de Office en OneDrive o SharePoint |
| MFA | Autenticación multifactor: comprobación adicional a la contraseña al iniciar sesión |
Fuentes consultadas
Todas las páginas siguientes se abrieron y leyeron en octubre de 2026 para redactar este manual. Los enlaces están en español o en inglés según la versión que Microsoft ofrecía.
- Límites y especificaciones de Microsoft Teams
- Límites de SharePoint (descripción del servicio)
- Almacenamiento de archivos en Microsoft Teams (soporte, en español)
- Teams y SharePoint: sitios conectados
- Descripción general de equipos y canales
- Canales privados en Teams
- Canales compartidos en Teams
- Archivos y Loop en chats externos
- Almacenamiento y permisos de grabaciones de reuniones
- Caducidad de grabaciones de Teams
- Iniciar, detener y encontrar grabaciones
- Acceso de invitados en Teams
- Capacidades de propietario, miembro e invitado
- Archivar o eliminar un equipo
- Eliminar un canal en Teams
- Eliminar y recuperar archivos en Teams
- Restaurar elementos de la papelera eliminados de SharePoint o Teams
- Cómo funciona el control de versiones en listas y bibliotecas
- Restaurar una versión anterior en SharePoint
- Qué es AutoSave
- Retención para SharePoint y OneDrive (Purview)
- Información general de OneDrive
- Retención y eliminación de OneDrive de usuarios eliminados
- Cómo funcionan los enlaces compartibles
- Compartir archivos o carpetas de SharePoint
- Uso compartido externo o con invitados en OneDrive, SharePoint y Lists
- Información general del uso compartido externo de SharePoint
- Uso compartido y permisos en la experiencia moderna de SharePoint
- Grupos de Microsoft 365 para administradores
- Caducidad de grupos de Microsoft 365
- Mejores prácticas de seguridad de Microsoft 365 para empresas
Quedó sin contrastar con fuente primaria: los pasos exactos de menús y botones (cambian con las versiones y la configuración de la organización); la duración máxima de una grabación y el tamaño máximo de adjuntos en chat (las cifras de la página de límites de Teams no se pudieron cotejar y se omitieron); los participantes máximos de reunión en planes distintos de los citados; los nombres y condiciones comerciales de los planes de Microsoft 365 a octubre de 2026; si los 21 días de restauración de canales estándar y los 30 de canales privados y compartidos (de páginas distintas) están alineados; quién puede eliminar o restaurar un equipo en cada caso; y el acceso de invitados a los archivos de chat. Las recomendaciones de los capítulos 3, 6, 8, 10, 11 y 13 (normas de nombres, estructura de equipos, dos propietarios por equipo, revisión trimestral, plan de 30 días) son criterio del autor del manual, no documentación de Microsoft.
Este manual es material formativo y no sustituye la documentación oficial ni el asesoramiento jurídico o de seguridad. Microsoft actualiza sus productos, límites y plazos con frecuencia: antes de tomar decisiones de configuración, comprueba la documentación actual de Microsoft.
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