Manual gratuito · Microsoft 365 para pymes

Teams y SharePoint para equipos de pyme

Dónde guarda Teams los archivos, quién puede verlos y cómo recuperarlos. Pensado para empleados sin perfil técnico.

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Material del cursoEste manual acompaña al curso de Teams y SharePoint. Describe la situación a octubre de 2026; Microsoft cambia menús, nombres y límites con frecuencia, así que comprueba los datos en las fuentes enlazadas.

1. Introducción

Este manual está pensado para personas que trabajan en una pyme y usan Microsoft Teams y SharePoint cada día sin ser técnicas. Explica dónde se guarda realmente cada cosa, quién puede verla, cómo recuperarla si se borra y qué hábitos evitan el caos de archivos duplicados, versiones perdidas y accesos que nadie controla. Hay un capítulo (el 11) dirigido a quien administra el entorno de Microsoft 365 de la empresa.

Qué podrás hacer al terminar

Cómo usar este manual

  1. Lee los capítulos 2 a 5 en orden: son la base. Sin entender dónde se guardan los archivos, el resto se vuelve confuso.
  2. Los capítulos 6 a 10 se pueden leer según tu necesidad del momento.
  3. El capítulo 11 es para administradores, pero conviene que lo lea también quien dirige la empresa. El 12 es una tabla de consulta rápida y el 13 propone ejercicios y un plan de 30 días.

Este manual forma parte de una serie. Cuando un tema se trata con más detalle en otro manual ya publicado, se indica por su nombre, por ejemplo el manual de OneDrive, sin remitir a un número de capítulo concreto.

Los menús de Microsoft cambian con frecuencia y no todas las organizaciones tienen las mismas opciones activadas. Si un botón no está donde dice el manual, busca su nombre en el menú de los tres puntos. Los límites y plazos llevan enlace a la página de Microsoft donde se consultaron en octubre de 2026.

Qué no hacer

2. Conceptos básicos

Teams es la aplicación donde conversas y te reúnes. SharePoint es el lugar donde, en la nube, se guardan los archivos del equipo. OneDrive es tu espacio personal de archivos. Detrás de todo ello hay una pieza que casi nadie ve pero que decide quién entra: el grupo de Microsoft 365.

Las piezas, una por una

Equipo. Un equipo de Teams es un grupo de personas con un propósito común (por ejemplo "Comercial" o "Obras"). Según Microsoft, la pertenencia a cada equipo se guarda en un grupo de Microsoft 365, y ese grupo da acceso al sitio de SharePoint padre del equipo.

Canal. Un equipo se divide en canales por temas. Microsoft distingue tres tipos: estándar (abiertos a todos los miembros del equipo), privados (solo personas seleccionadas del equipo) y compartidos (personas seleccionadas dentro y fuera del equipo).

Chat. Conversación entre dos o más personas fuera de los canales; no pertenece a ningún equipo.

Sitio y biblioteca de SharePoint. Un sitio es un espacio web interno con bibliotecas de documentos, que tienen versiones, permisos y papelera. Cada equipo tiene el suyo, y cada canal privado o compartido, uno propio.

OneDrive. El espacio personal de cada usuario, para borradores y lo que aún no se comparte.

Grupo de Microsoft 365. Es la identidad común del equipo. Incluye recursos compartidos como un buzón de Outlook, un calendario, Planner, una biblioteca de SharePoint y un bloc de OneNote; y, si se creó desde Teams, un equipo. Sus roles son propietarios, miembros e invitados.

Qué va dónde

Tipo de contenido Dónde conviene guardarlo Quién lo ve por defecto Motivo
Borrador personal o apuntes Tu OneDrive Solo tú Aún no es de nadie más
Documento de trabajo del equipo Canal estándar del equipo (Archivos) Todos los miembros del equipo Queda en el sitio de SharePoint del equipo
Documento con acceso restringido (por ejemplo, nóminas o ofertas sensibles) Canal privado, o un sitio con permisos propios Solo los miembros de ese canal o sitio Tiene sitio de SharePoint propio
Archivo enviado por chat Queda en el OneDrive de quien lo envía Las personas del chat No es un lugar de archivo del equipo
Grabación de una reunión de canal Biblioteca del sitio del equipo (carpeta Recordings) Según los permisos del canal Ver capítulo 4

Qué no hacer

3. Primeros pasos con Teams

Entrar y orientarte

Entra con tu cuenta de trabajo (la de la empresa, no una cuenta personal).

En la barra lateral verás, entre otras áreas, Actividad (menciones y avisos), Chat, Equipos (tus equipos y canales), Calendario y Archivos (documentos recientes y bibliotecas). Los nombres pueden variar. Fija como favoritos los dos o tres canales que uses a diario y silencia los que solo consultas.

Crear o unirte a un equipo

Por defecto, cualquier usuario puede crear un grupo de Microsoft 365 a menos que el administrador limite quién puede hacerlo, y crear un equipo de Teams crea también un grupo. Si no ves la opción de crear, es probable que tu empresa la haya restringido; pídelo a quien administre.

Antes de crear un equipo, comprueba si ya existe uno con las mismas personas (entonces basta un canal) y quién será el segundo propietario (recomendación de este manual, ver capítulo 11).

Roles en un equipo

Rol Qué puede hacer Fuente
Propietario Añade y quita miembros, añade invitados, cambia la configuración, archiva el equipo y gestiona permisos de canales Capacidades por rol
Miembro Participa, comparte archivos y suele poder subir y modificar; no cambia la configuración ni añade invitados Misma fuente
Invitado Persona externa a la organización, con menos capacidades que un miembro Misma fuente

Qué no hacer

4. Chats, canales y reuniones

Chat o canal: cómo decidir

Situación Usa Por qué
Pregunta rápida a una persona Chat Solo la ven quienes participan
Información que otros necesitarán mañana Canal Queda ordenada por tema y visible para el equipo
Decisión que debe quedar registrada Canal, con respuesta en el hilo Se puede volver a consultar
Documento de trabajo Canal, pestaña Archivos Se guarda en SharePoint, no en el OneDrive de nadie
Asunto sensible de pocas personas del equipo Canal privado Solo lo ven los miembros del canal
Colaboración con personas de otra organización Canal compartido o invitado en el equipo Ver capítulo 7

Chats

Un chat privado admite hasta 250 participantes.

Los archivos que envías por chat se guardan en tu OneDrive de trabajo. Si adjuntas con el botón de adjuntar, Teams da permiso a las personas del chat; si pegas un enlace ya existente, no se añaden permisos automáticamente, y por eso alguien puede no poder abrirlo.

Canales: tipos y cuándo usar cada uno

Tipo Quién lo ve Archivos Detalles que conviene saber
Estándar Todos los miembros del equipo Carpeta en la biblioteca del sitio del equipo Opción por defecto
Privado Solo sus propietarios y miembros; los miembros del equipo solo ven los privados a los que se les añade Sitio de SharePoint propio No se convierte en estándar ni a la inversa; no se mueve a otro equipo
Compartido Solo sus propietarios y miembros, incluso personas de fuera del equipo Sitio de SharePoint propio No admite invitados de Entra ID, pero sí personas de otra organización con B2B direct connect; no se convierte en estándar ni a la inversa

Un equipo admite hasta 1.000 canales en total, contando los eliminados y cualquier combinación de estándar, privados y compartidos, y hasta 25.000 miembros.

Recomendación de este manual: un canal por tema o cliente estable, nombres cortos, y privados solo con un motivo real de confidencialidad.

Reuniones

Las reuniones se programan desde el Calendario de Teams o desde Outlook. Tres puntos que conviene saber:

  1. Participantes. Los planes Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium y Teams Essentials admiten hasta 300 participantes interactivos. Otros planes tienen límites distintos: comprueba el tuyo.
  2. Grabación. Cualquier participante autorizado puede iniciar o detener la grabación si la política de grabación en la nube del organizador está activada; los invitados y las personas externas no pueden. Todos los participantes reciben un aviso cuando empieza. Pide siempre permiso a los asistentes antes de grabar, y recuerda que la grabación puede contener datos personales.
  3. Dónde queda la grabación. En las reuniones de canal, en la biblioteca de SharePoint del equipo, carpeta Recordings. En las demás, en el OneDrive de quien organiza o de quien inicia la grabación.

Quién ve la grabación depende del tipo de reunión: en una reunión que no es de canal, el organizador tiene control total, los demás miembros internos solo leen y los externos no tienen acceso salvo que el organizador la comparta; en una de canal, mandan los permisos del sitio del canal.

Las grabaciones caducan: el plazo por defecto es de 120 días y el administrador puede cambiarlo. Al caducar, la grabación pasa a la papelera del lugar donde estaba. Si una grabación debe conservarse (un acuerdo con un cliente, por ejemplo), descárgala o pide que se cambie su caducidad antes de que llegue el plazo.

Qué no hacer

5. Archivos en Teams y SharePoint

Teams no guarda archivos: los guarda SharePoint y OneDrive

La pestaña Archivos de Teams es una ventana a SharePoint y OneDrive. Microsoft lo resume así: los archivos que subes a un canal se guardan en la carpeta de SharePoint de tu equipo, y los que envías en un chat se guardan en tu OneDrive para el trabajo.

Dónde se guarda realmente cada cosa

Origen Dónde queda Quién tiene acceso
Pestaña Archivos de un canal estándar Una carpeta de la biblioteca de documentos predeterminada del sitio padre del equipo Los propietarios y miembros del equipo
Pestaña Archivos de un canal privado La biblioteca predeterminada del sitio de SharePoint propio de ese canal Los propietarios y miembros del canal; el sitio no se puede compartir por separado
Pestaña Archivos de un canal compartido La biblioteca del sitio propio del canal Solo propietarios y miembros del canal; ni la gente del equipo padre ni los administradores tienen acceso si no son miembros del canal
Archivo enviado por chat OneDrive de quien lo envió Las personas del chat, según el permiso concedido al enviarlo
Grabación de reunión de canal Sitio del equipo, carpeta Recordings Ver capítulo 4
Grabación de otra reunión OneDrive del organizador o de quien graba Ver capítulo 4

La consecuencia práctica más importante: si un documento debe seguir existiendo cuando tú no estés, no puede vivir solo en un chat ni en tu OneDrive.

Límites que sí conviene conocer

Límite Valor Fuente
Tamaño máximo de un archivo subido 250 GB Límites de SharePoint
Longitud máxima de la ruta completa, incluido el nombre del archivo 400 caracteres Misma fuente
Elementos en una biblioteca Hasta 30 millones entre archivos y carpetas Misma fuente

Los 400 caracteres incluyen todo el recorrido, no solo el nombre: las carpetas anidadas con nombres largos son la causa habitual de problemas.

Eliminar y recuperar desde Teams

Los archivos eliminados van a la papelera de OneDrive o a la de SharePoint, según el origen. Para un archivo de canal, se recupera desde la pestaña Archivos, abriendo SharePoint, entrando en la papelera y eligiendo Restaurar. El capítulo 9 detalla los plazos.

Qué no hacer

6. Sitios y bibliotecas de SharePoint

Qué es un sitio

Un sitio de SharePoint es un espacio con sus propias bibliotecas, páginas y permisos. Microsoft distingue, entre otros, estos tipos:

Tipo de sitio Cómo se gestionan los permisos Cuándo usarlo
Sitio de equipo conectado a un grupo de Microsoft 365 A través del grupo o del equipo de Teams: los propietarios del grupo son propietarios del sitio y los miembros, miembros del sitio Trabajo colaborativo de un equipo
Sitio de comunicación Con los grupos estándar de SharePoint: propietarios, miembros y visitantes Publicar información para mucha gente que solo lee (por ejemplo, una intranet)
Sitio de canal privado o compartido Solo desde Teams; en SharePoint los permisos se ven en modo de solo lectura Archivos de un canal privado o compartido

Biblioteca de documentos

Una biblioteca es donde se guardan los archivos del sitio. Tiene historial de versiones, papelera y permisos. Cada sitio de equipo tiene una biblioteca predeterminada llamada Documentos, y las carpetas de los canales estándar viven dentro de ella. Una biblioteca puede tener hasta 30 millones de archivos y carpetas.

Una estructura sencilla para una pyme

Propuesta de este manual, no norma de Microsoft: un equipo por área estable (Administración, Comercial, Obras), un canal por cliente o proyecto, no más de tres niveles de carpetas, nombres con la fecha primero (2026-10-05_oferta-cliente-x.docx) y un sitio de comunicación para lo que todos leen y pocos editan.

Permisos únicos: úsalos con moderación

Cada vez que alguien rompe la herencia de permisos de una carpeta o archivo, SharePoint debe recordar esa excepción. El límite admitido es de 50.000 permisos únicos por lista o biblioteca, pero el límite recomendado es de 5.000. En una pyme casi nunca se llega a esas cifras, pero la complejidad aparece mucho antes: cuando nadie recuerda por qué una carpeta tiene accesos distintos. Si una información necesita acceso distinto, es más limpio un canal privado o un sitio aparte.

Qué no hacer

7. Permisos e invitados

El modelo de tres niveles

En SharePoint hay tres grupos de permisos habituales: propietarios (control total), miembros (editar) y visitantes (leer). En un sitio conectado a un equipo, quien es propietario o miembro del equipo lo es también del sitio. Microsoft recomienda gestionar los permisos desde el grupo o desde Teams, no por separado en SharePoint.

Compartir un archivo: los tipos de enlace

Al compartir un archivo o carpeta eliges quién podrá usar el enlace. Microsoft describe así los tipos:

Tipo de enlace Quién puede abrirlo Observación
Cualquiera Quien tenga el enlace, sin identificarse No se puede auditar el acceso; el enlace se puede reenviar
Personas de tu organización Miembros de tu organización que abran el enlace identificados No sirve para invitados; se puede reenviar dentro de la empresa
Personas con acceso existente Quien ya tenía acceso No concede permisos nuevos
Personas concretas Solo las personas que indiques El enlace no funciona para nadie más

Además puedes elegir "Puede editar" o "Puede ver", "No se puede descargar", y poner fecha de caducidad y contraseña a los enlaces anónimos. En cualquier momento puedes ver con quién está compartido un archivo y dejar de compartirlo desde "Administrar acceso".

Regla práctica de este manual: usa "Personas concretas" por defecto. Usa "Personas de tu organización" para documentos internos de interés general y reserva "Cualquiera" para contenido que podrías publicar en tu web.

Invitados y acceso externo

Hay tres vías distintas para colaborar con alguien de fuera, y conviene no mezclarlas:

Vía Qué es Qué ve la persona
Invitado en un equipo de Teams Persona externa invitada por un propietario; no necesita licencia adicional de Microsoft 365 Los canales y archivos del equipo a los que se le da acceso
Canal compartido Se invita a personas de otra organización con Entra B2B direct connect; los invitados de tu directorio no se pueden añadir Solo ese canal
Enlace de SharePoint a personas concretas Compartir un archivo concreto con una persona externa Solo ese archivo o carpeta

Si la persona externa no tiene cuenta de Microsoft, recibe un código de un solo uso por correo; si la tiene, se le pide iniciar sesión.

Quién decide el nivel de apertura

El uso compartido con personas externas tiene ajustes a nivel de organización y a nivel de sitio, y si no coinciden, siempre se aplica el valor más restrictivo. Es decir: si el administrador no permite compartir fuera, ningún sitio podrá hacerlo, aunque su propietario lo intente. Microsoft aconseja guardar la información confidencial en un sitio con el uso compartido externo desactivado y crear sitios adicionales para lo que sí se comparte.

Antes de compartir

Pregúntate: ¿con la persona o con "cualquiera"?, ¿editar o solo ver?, ¿lo necesitará dentro de tres meses (si no, caducidad)?, ¿hay datos personales de terceros?

Qué no hacer

8. Coautoría y flujo de trabajo en equipo

Trabajar a la vez en el mismo archivo

Cuando un archivo de Word, Excel o PowerPoint está guardado en OneDrive o SharePoint, varias personas pueden editarlo a la vez. Microsoft explica que AutoSave guarda el archivo automáticamente cada pocos segundos y está activado por defecto cuando el archivo está en OneDrive, OneDrive para el trabajo o SharePoint Online. Con AutoSave desactivado, la colaboración puede ser menos eficiente y aumentar la probabilidad de conflictos.

Esto cambia la forma de trabajar: no se manda el archivo por correo, se comparte el enlace. Cada copia enviada es una versión paralela que luego hay que reconciliar a mano.

Un flujo sencillo de equipo

  1. Un solo lugar. Cada documento tiene un único lugar de origen: la biblioteca del equipo.
  2. Enlace, no adjunto. Se avisa en el canal con una mención y el enlace.
  3. Comentarios en el documento. Las dudas sobre el contenido van como comentario en el propio archivo, no en un chat aparte.
  4. Cierre. Al cerrar el documento se marca en el nombre o se mueve a una carpeta de cerrados, y se baja el permiso de edición si procede.

Convenciones de nombres

Fecha primero (año-mes-día), sin espacios ni caracteres raros, y estado en el nombre (_borrador, _revisado, _cerrado) solo si hay un flujo claro. Nunca "final" ni "definitivo": para eso está el historial de versiones.

Buenas prácticas de edición conjunta

Avisa por el canal antes de cambios grandes de estructura, avisa si trabajarás sin conexión (al volver pueden aparecer conflictos) y deja los documentos en la biblioteca, no en tu OneDrive, cuando te ausentes.

Qué no hacer

9. Versiones, papelera y recuperación

Los borrados y las sobrescrituras accidentales, o una persona que se va, son los casos que más preocupan a una pyme. SharePoint y OneDrive tienen tres redes de seguridad que conviene conocer: el historial de versiones, la papelera y las retenciones que configure el administrador.

Historial de versiones

En una biblioteca nueva, SharePoint guarda automáticamente las últimas 500 versiones de un documento. Cuando se llega al máximo, las más antiguas se eliminan. El límite técnico del servicio es de 50.000 versiones mayores y 511 menores. El administrador puede configurar un límite distinto en una biblioteca, así que si falta una versión antigua, el motivo puede ser ese.

Para restaurar una versión: abre la biblioteca, selecciona los tres puntos junto al archivo, elige "Historial de versiones", abre el menú de la fecha deseada y elige "Restaurar". SharePoint no elimina la versión restaurada: crea una copia y la convierte en la versión más reciente. Desde una aplicación de Office también puedes hacer clic en el nombre del archivo en la parte superior y elegir "Historial de versiones" (AutoSave: restaurar versiones). Pueden restaurar versiones quienes tengan permisos de contribuir, diseñar o control total (cómo funcionan las versiones).

La papelera de SharePoint

Los elementos eliminados de un sitio permanecen en la papelera 93 días en total, repartidos entre dos fases: la papelera del sitio y la papelera de la colección de sitios.

Cada usuario puede restaurar lo que eliminó; en SharePoint de Microsoft 365, quien tiene permisos de edición también puede restaurar lo eliminado por otros. Los elementos vuelven a su ubicación original si esta sigue existiendo.

Qué se recupera y en cuánto tiempo

Qué se perdió Dónde mirar Plazo Fuente
Una versión anterior de un archivo Historial de versiones del archivo Mientras la versión no haya superado el límite de versiones configurado (500 por defecto en bibliotecas nuevas) Versiones
Un archivo eliminado de un sitio, un canal o tu OneDrive Papelera del sitio de SharePoint o de OneDrive (93 días en cuentas de trabajo salvo otra configuración) 93 días en total entre las dos fases Papelera
Un canal estándar eliminado Teams, según quién tenga permiso para restaurar canales en el equipo 21 días desde la eliminación Eliminar un canal
Un canal privado o compartido eliminado Teams o centro de administración 30 días, igual en canales compartidos Canales privados y compartidos
Un equipo eliminado Grupo de Microsoft 365 (consulta a quien administre) Por defecto, un grupo eliminado se conserva 30 días; Microsoft indica que un equipo eliminado no se restaura directamente desde Teams Archivar o eliminar un equipo

Cuando alguien deja la empresa

El OneDrive de una persona cuya cuenta se elimina se conserva por defecto 30 días; el responsable indicado recibe un correo con el acceso y la fecha de borrado. Después pasa 93 días a la papelera de la colección de sitios, y solo se restaura con PowerShell. Las retenciones del administrador tienen prioridad. El capítulo 11 explica cómo prepararlo.

Qué no hacer

10. Seguridad y buenas prácticas

Lo que Microsoft recomienda

Microsoft publica las diez medidas principales para proteger los datos en Microsoft 365 para empresas. Las que más afectan a Teams y SharePoint: autenticación multifactor (los valores de seguridad predeterminados vienen activados y son adecuados para la mayoría de organizaciones), proteger las cuentas de administrador y los dispositivos, y configurar el uso compartido de archivos con etiquetas de confidencialidad y prevención de pérdida de datos cuando el plan las incluya.

Hábitos del usuario

Hábito Por qué
Activar y usar MFA siempre Una contraseña robada no basta para entrar
Desconfiar de enlaces inesperados, también si llegan por chat de Teams El phishing también ocurre dentro de las herramientas de trabajo
Revisar quién tiene acceso a lo que compartes Los enlaces antiguos siguen funcionando
No guardar contraseñas en archivos de Teams o SharePoint Cualquier miembro con acceso podría verlas

Datos personales

Guarda los datos personales de clientes o empleados en un canal privado o sitio propio, compártelos con personas concretas y con caducidad, y no los pegues en un chat si basta con indicar dónde está el documento. Si grabas una reunión, informa antes de empezar. Esto no sustituye al asesoramiento jurídico.

Cuando algo sale mal

Si enviaste un archivo a la persona equivocada o alguien accedió a tu cuenta, retira el acceso desde "Administrar acceso", cambia tu contraseña, avisa a quien administre y a tu responsable (si hubo datos personales, la empresa puede tener obligaciones de notificación) y anota qué documento era, con quién y cuándo.

Qué no hacer

11. Administración en la empresa

Este capítulo es para quien administra Microsoft 365 en la empresa, o para quien decide por él. Las decisiones recomendadas son consejo propio de este manual para una pyme, no una norma de Microsoft: Microsoft documenta qué hace cada ajuste, pero qué conviene a tu empresa depende de tu riesgo y de cómo trabajáis.

Decisiones recomendadas para una pyme

Decisión Recomendación de este manual Qué dice la documentación de Microsoft
Quién crea equipos Si hay menos de 30 personas, déjalo abierto con una norma de nombres; si hay más o datos delicados, limítalo a un grupo reducido Por defecto cualquier usuario puede crear grupos; el administrador puede limitarlo a personas concretas
Propietarios por equipo Mínimo dos por equipo, y una persona de dirección en los equipos importantes Puede haber varios propietarios en un equipo
Uso compartido externo Empieza restringido; abre solo los sitios que lo necesiten Se aplica siempre el valor más restrictivo entre organización y sitio
Enlaces "Cualquiera" Desactívalos salvo necesidad clara No se pueden auditar
MFA Obligatoria para todos Medida principal de la guía de seguridad de Microsoft

Normas de nombres

Propuesta: Área - Tema para equipos (por ejemplo, Comercial - Clientes) y canales sin prefijo, por escrito en una página del sitio de comunicación.

Baja de un empleado: lista de comprobación

Hazla el día en que se comunica la baja, no el día en que se elimina la cuenta:

  1. Nombra a otro propietario en cada equipo donde la persona sea propietaria; si era la única, el equipo queda sin gestión. Revisa también los canales privados y compartidos: el último propietario de un canal privado no se puede quitar desde el cliente de Teams.
  2. Pide que mueva a la biblioteca del equipo los documentos del equipo que estén en su OneDrive.
  3. Define un responsable (gestor o propietario secundario) para su OneDrive: recibe un correo con el acceso y el plazo de borrado.
  4. Traspasa las reuniones recurrentes que organizaba y revisa los enlaces que compartió con externos.
  5. Anota la fecha de eliminación de la cuenta: tras 30 días de conservación del OneDrive vienen 93 días en la papelera de la colección de sitios, restaurable solo por PowerShell. Antes de esa fecha, descarga o traspasa lo necesario.

Revisión trimestral

Reserva una hora cada tres meses:

Revisión Qué comprobar Qué hacer si falla
Propietarios Cada equipo tiene al menos dos propietarios activos Nombrar o sustituir
Invitados Todos los invitados siguen siendo necesarios Retirar los que no lo sean
Uso compartido Hay enlaces "Cualquiera" o de personas concretas obsoletos Retirar o poner caducidad
Bajas Todas las bajas del trimestre se cerraron con la lista de comprobación Completarlas

Archivar antes que eliminar

Cuando un equipo termina, archívalo: cesa su actividad, pero se pueden ver conversaciones y archivos y se puede reactivar; un equipo eliminado no se puede restaurar directamente.

Qué no hacer

12. Solución de problemas

Antes de nada, recarga, comprueba que usas la cuenta de trabajo y que tienes conexión.

Síntoma Causa probable Qué hacer
No veo un canal que mis compañeros sí ven Es un canal privado o compartido y no estás añadido Pide al propietario del canal que te añada
No puedo abrir un archivo que me han pasado por chat El enlace pegado conserva los permisos antiguos y no incluye a todos los del chat Pide a quien lo envió que lo adjunte de nuevo o que lo comparta con tu nombre
Un archivo "ha desaparecido" del canal Alguien lo movió o eliminó Mira en la papelera del sitio de SharePoint (93 días) y en el historial de actividad
No puedo subir un archivo Supera el tamaño máximo (250 GB), el nombre o la ruta son demasiado largos (400 caracteres) o no tienes permiso de edición Acorta carpetas y nombres; comprueba tu permiso
Un externo no puede abrir el enlace El enlace es de "Personas de tu organización" o el correo con el que lo abre no es el invitado Comparte con personas concretas, usando el correo exacto de la persona
No encuentro la grabación de la reunión Está en el OneDrive de quien organiza o graba, o en la carpeta Recordings del sitio si fue reunión de canal Pregunta a quien grabó; revisa el chat o canal de la reunión
Un compañero se fue y no encuentro sus documentos Estaban en su OneDrive Consulta al responsable asignado antes de la fecha de borrado (capítulo 11)

Si persiste, da a quien administre: qué intentabas, el mensaje (con captura), la hora y la ruta del archivo.

Qué no hacer

13. Prácticas y plan de 30 días

Nueve ejercicios

Haz los ejercicios en un equipo de pruebas, no en uno real.

  1. Mapa. Dibuja tus equipos y canales y anota dónde se guardan sus archivos (capítulo 5).
  2. Subida. Sube un documento a un canal y localízalo con "Abrir en SharePoint".
  3. Chat contra canal. Envía un archivo por chat y otro por canal; anota dónde queda cada uno.
  4. Edición conjunta. Edita un documento a la vez con un compañero y respóndele un comentario.
  5. Enlaces. Comparte con "Personas concretas" y luego con "Personas de tu organización"; revisa "Administrar acceso" y retira el acceso.
  6. Versiones. Haz tres cambios, abre el historial y restaura la primera versión.
  7. Papelera. Elimina un archivo y recupéralo desde la papelera del sitio.
  8. Canal privado. Crea uno, añade a una persona y comprueba que otro miembro del equipo no lo ve.
  9. Reunión. Programa una reunión, grábala avisando y localiza la grabación y su caducidad.

Cuestionario

N.º Pregunta Respuesta correcta
1 ¿Dónde se guardan los archivos que se envían por chat? En el OneDrive de quien los envía
2 ¿Dónde se guardan los archivos de un canal estándar? En una carpeta de la biblioteca de documentos del sitio de SharePoint del equipo
3 ¿Qué tipo de enlace conviene usar por defecto al compartir? Personas concretas
4 ¿Cuántos días permanece un elemento eliminado en la papelera de SharePoint, sumando las dos fases? 93 días
5 ¿Cuántas versiones guarda por defecto una biblioteca nueva de SharePoint en Microsoft 365? Las últimas 500
6 ¿Qué pasa si el ajuste de uso compartido externo del sitio y el de la organización no coinciden? Se aplica el más restrictivo
7 Una persona deja la empresa: ¿qué debe hacerse antes de eliminar su cuenta? Traspasar la propiedad de sus equipos y mover sus documentos del equipo a la biblioteca, y nombrar responsable de su OneDrive

Plan de 30 días

Este plan es una propuesta de implantación para un equipo pequeño. Ajusta las responsabilidades a tu estructura.

Semana Acción Responsable
1 Leer los capítulos 2 a 5; hacer los ejercicios 1, 2 y 3; confirmar que todo el mundo usa MFA Todo el equipo; administración comprueba MFA
1 Inventariar equipos y propietarios; nombrar al menos dos propietarios por equipo Administración
2 Acordar la norma de nombres de equipos, canales y archivos; publicarla en una página del sitio Dirección con administración
2 Ejercicios 4 y 5; empezar a compartir enlaces, no adjuntos Todo el equipo
3 Mover documentos clave desde OneDrive personales y chats a las bibliotecas de los equipos Cada persona, con su responsable de área
3 Ejercicios 6 y 7; revisar ajustes de versiones y de uso compartido externo Todo el equipo; administración
4 Ejercicios 8 y 9; hacer el cuestionario Todo el equipo
4 Primera revisión trimestral abreviada y lista de baja de empleados aprobada Administración y dirección

Qué no hacer

14. Preguntas frecuentes, glosario y fuentes

Preguntas frecuentes

¿Teams guarda mis archivos? No directamente: muestra archivos que están en SharePoint (canales) o en OneDrive (chats).

¿Cuánto tiempo puedo recuperar un archivo borrado? Hasta 93 días en la papelera de SharePoint; consulta la tabla del capítulo 9.

¿Puedo recuperar un equipo eliminado? Microsoft indica que un grupo eliminado se conserva 30 días por defecto y que un equipo eliminado no se restaura directamente desde Teams; pregunta a quien administre si el tuyo aún se puede recuperar.

¿Los invitados necesitan licencia? No necesitan licencia adicional de Microsoft 365, aunque se aplica el modelo de facturación de Microsoft Entra External ID.

Glosario

Término Significado
Equipo Conjunto de personas de Teams con un propósito común, conectado a un grupo de Microsoft 365
Canal privado Canal visible solo para miembros seleccionados, con sitio de SharePoint propio
Canal compartido Canal para personas dentro y fuera del equipo, con sitio de SharePoint propio
Chat Conversación fuera de los canales entre dos o más personas
SharePoint Servicio de sitios y bibliotecas en la nube donde se guardan los archivos del equipo
OneDrive Espacio de archivos personal de cada usuario
Grupo de Microsoft 365 Identidad común que reúne miembros y recursos (sitio, buzón, calendario)
Propietario Persona con capacidad de gestionar un equipo, grupo o sitio
Invitado Persona externa a la organización añadida a un equipo
AutoSave Guardado automático de archivos de Office en OneDrive o SharePoint
MFA Autenticación multifactor: comprobación adicional a la contraseña al iniciar sesión

Fuentes consultadas

Todas las páginas siguientes se abrieron y leyeron en octubre de 2026 para redactar este manual. Los enlaces están en español o en inglés según la versión que Microsoft ofrecía.

Quedó sin contrastar con fuente primaria: los pasos exactos de menús y botones (cambian con las versiones y la configuración de la organización); la duración máxima de una grabación y el tamaño máximo de adjuntos en chat (las cifras de la página de límites de Teams no se pudieron cotejar y se omitieron); los participantes máximos de reunión en planes distintos de los citados; los nombres y condiciones comerciales de los planes de Microsoft 365 a octubre de 2026; si los 21 días de restauración de canales estándar y los 30 de canales privados y compartidos (de páginas distintas) están alineados; quién puede eliminar o restaurar un equipo en cada caso; y el acceso de invitados a los archivos de chat. Las recomendaciones de los capítulos 3, 6, 8, 10, 11 y 13 (normas de nombres, estructura de equipos, dos propietarios por equipo, revisión trimestral, plan de 30 días) son criterio del autor del manual, no documentación de Microsoft.

Este manual es material formativo y no sustituye la documentación oficial ni el asesoramiento jurídico o de seguridad. Microsoft actualiza sus productos, límites y plazos con frecuencia: antes de tomar decisiones de configuración, comprueba la documentación actual de Microsoft.

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