Qué exige la ley hoy
Desde el 12 de mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), todas las empresas deben:
- Registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora.
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Tenerlos a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
Hoy el registro puede hacerse en cualquier formato, también en papel, siempre que sea fiable y no se pueda manipular. No llevarlo se considera una infracción grave, con multas de hasta 7.500 €.
Qué cambiará con el nuevo real decreto
El Gobierno tramita un real decreto que hará obligatorio el registro digital. Según el borrador conocido:
- Desaparecerán el papel y las hojas de cálculo como sistema de registro.
- Los registros deberán ser inalterables: cualquier corrección quedará trazada.
- La Inspección de Trabajo podrá acceder a los datos en remoto.
- Se identificará a cada persona sin datos biométricos.
Cómo lo planteo en una pyme
Fichar en cinco segundos
Aplicación web desde el móvil, el ordenador o una tablet en la entrada. Sin instalar nada.
Sin huella dactilar
La AEPD considera, con carácter general, que la biometría para fichar no es proporcionada. Usamos usuario, PIN o código QR.
Registros inalterables
Nada se borra. Cada corrección queda anotada con quién, cuándo y por qué.
Listo para la Inspección
Informe mensual por trabajador, consulta para la plantilla y exportación en un clic.
Además, una capa de IA avisa de olvidos de fichaje y de excesos de jornada antes de que se conviertan en un problema, y resume las horas del mes para planificar turnos.
Cumplir la ley puede ser la mejor excusa para digitalizar bien un proceso.
Elegir o construir
Hay buenas soluciones comerciales en el mercado y no siempre hace falta desarrollar nada. Te ayudo a elegir la que encaja con tu empresa o, si tu caso lo requiere (turnos complejos, integración con tu ERP, varios centros), a construir una a medida.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio fichar en mi empresa?
Sí. Desde el 12 de mayo de 2019 todas las empresas deben registrar diariamente el inicio y el fin de la jornada de cada persona trabajadora, independientemente de su tamaño.
¿Puedo seguir fichando en papel?
Hoy sí, siempre que el registro sea fiable. Pero el real decreto en tramitación exigirá un sistema digital, así que conviene prepararse.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?
Cuatro años, a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
¿Puedo usar la huella dactilar o el reconocimiento facial?
No es recomendable. La Agencia Española de Protección de Datos considera, con carácter general, que usar datos biométricos para el control horario no es proporcionado, y el borrador del nuevo real decreto prevé sistemas sin biometría.
¿Cuándo entra en vigor el registro horario digital?
A septiembre de 2026 el real decreto no se ha publicado en el BOE. Según el borrador, entrará en vigor 20 días después de su publicación.
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