OneDrive para empresas

1. Introducción

OneDrive es el almacén de archivos en la nube de Microsoft 365: guarda tus documentos en línea, los sincroniza con tus equipos y te permite compartirlos y recuperarlos. Usado bien, evita perder trabajo, multiplica las versiones de un mismo archivo por correo y facilita que varias personas editen a la vez.

Este manual está pensado para empleados de pyme sin perfil técnico. No explica cómo se administra un inquilino de Microsoft 365; explica qué hacer cada día, qué no hacer y cómo recuperarse cuando algo sale mal. Un capítulo (el 11) resume lo que decide la empresa o su responsable de informática.

Qué vas a poder hacer al terminar

• Instalar y configurar OneDrive y entender qué significan sus iconos.
• Trabajar con Archivos a petición sin llenar el disco del portátil.
• Proteger Escritorio, Documentos e Imágenes con la copia de carpetas conocidas.
• Compartir archivos con enlaces controlados y retirar el acceso cuando haga falta.
• Coeditar documentos de Office con compañeros sin crear copias duplicadas.
• Recuperar un archivo borrado, una versión anterior o todo tu OneDrive tras un error o un ataque.
• Resolver los problemas de sincronización más frecuentes sin llamar a soporte.

Cómo usar el manual

Los capítulos 2 a 6 explican qué es OneDrive y cómo se usa en el equipo, la web y el móvil. Los capítulos 7 a 10 cubren compartir, colaborar, recuperar y proteger. El 11 es para quien administra, el 12 reúne los fallos habituales y el 13 propone ejercicios y un plan de 30 días. Las cifras llevan enlace a su fuente oficial; Microsoft cambia nombres, límites y menús con frecuencia, así que comprueba lo que sea crítico antes de usarlo en un documento formal. Este manual describe la situación a octubre de 2026.

2. Conceptos básicos

OneDrive es tu espacio personal de archivos de trabajo; SharePoint y Teams son los espacios compartidos del equipo. Saber dónde guardar cada cosa evita la mayoría de confusiones con permisos y con archivos "perdidos".

OneDrive personal y OneDrive de trabajo

Existen dos servicios con el mismo nombre. OneDrive personal es el de una cuenta gratuita o de suscripción doméstica (Outlook.com, Hotmail). OneDrive de trabajo o escuela va ligado a la cuenta que te da tu empresa y lo administra ella. Las funciones son parecidas, pero la empresa decide políticas, límites y retención del segundo. Este manual trata del de trabajo; donde difiere el personal, se avisa. No mezcles: no guardes documentos de la empresa en tu OneDrive personal.

Qué va en OneDrive y qué en SharePoint o Teams

Como regla práctica: si otra persona va a necesitar el archivo dentro de un año, no lo dejes solo en tu OneDrive. Al dar de baja a un empleado, su OneDrive se conserva solo durante un periodo limitado (capítulo 11).

Almacenamiento según el plan

En los planes Microsoft 365 Empresa Básico, Estándar y Premium, cada usuario dispone de 1 TB; en E3 y E5 también 1 TB, ampliable a 5 TB. El límite de almacenamiento agrupado se sigue aplicando a nivel de inquilino (Descripción del servicio OneDrive). Comprueba el plan concreto de tu empresa: algunos tipos de licencia ofrecen mucho menos.

Límites que conviene conocer

El límite de 260 caracteres de Windows es el que más se nota: una carpeta con nombres muy largos puede subir bien a la nube y no abrirse en el equipo. Nombra carpetas y archivos de forma corta.

3. Instalación y primer arranque

En la mayoría de los equipos Windows 10 y 11 la aplicación OneDrive ya viene instalada: basta con iniciar sesión con tu cuenta de trabajo. En Mac se instala desde la tienda de aplicaciones o desde la web de Microsoft. Si tu empresa gestiona los equipos, es habitual que TI lo deje instalado y configurado.

Paso a paso en Windows

1. Busca OneDrive en el menú Inicio y ábrelo.
2. Escribe tu correo de trabajo y pulsa Iniciar sesión; autentícate con tu contraseña y con el segundo factor.
3. Revisa la carpeta donde se guardarán los archivos (normalmente una carpeta con el nombre de tu empresa dentro de tu perfil). Acepta la propuesta salvo que TI indique otra.
4. Si se ofrece, elige qué carpetas del equipo copiar (capítulo 5).
5. Comprueba que aparece el icono de la nube en la barra de tareas, junto al reloj, y que no muestra errores.

Paso a paso en Mac

1. Instala OneDrive y ábrelo.
2. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo.
3. En la primera sincronización, el sistema puede pedirte permisos de acceso a carpetas: acéptalos para que la sincronización funcione.

Primeras comprobaciones

• Haz clic en el icono de la nube: verás el estado (sincronizado, pausado, con errores) y el espacio usado.
• Crea un documento de prueba en la carpeta de OneDrive y comprueba que aparece en la web, en onedrive.com, iniciando sesión con la misma cuenta.
• Si usas varias cuentas (por ejemplo, la personal y la de trabajo), verás dos nubes de distinto color. Mantén cada cosa en su sitio.

Qué no hacer

• No inicies sesión con tu cuenta de trabajo en un equipo ajeno o compartido para sincronizar archivos; usa la web y cierra sesión al terminar.
• No muevas a mano la carpeta de OneDrive a un disco externo ni la renombres con el cliente en marcha.
• No instales versiones no oficiales ni de terceros.

4. Sincronización y Archivos a petición

Sincronizar significa que lo que cambias en el equipo se refleja en la nube y al revés. Archivos a petición añade que no todos los archivos ocupen espacio en tu disco: ves todo, pero solo se descarga lo que abres. Desde la compilación 23.066 de OneDrive viene activado por defecto y requiere Windows 10 versión 1709 o posterior (Microsoft).

Iconos de estado

Los tres primeros estados vienen descritos en la guía de Archivos a petición. Los otros dos son avisos de la propia aplicación.

Acciones con el botón derecho

• Mantener siempre en este dispositivo: descarga el archivo o la carpeta y lo deja disponible sin conexión. Úsalo en lo que necesites en reuniones, viajes o sitios sin cobertura.
• Liberar espacio: quita la copia local y deja solo la nube. El archivo sigue existiendo.

Buenas prácticas

• Antes de un viaje, marca como "Mantener siempre" lo que vayas a necesitar y comprueba que el icono se pone verde relleno.
• No muevas archivos fuera de OneDrive para "liberar espacio": usa Liberar espacio.
• Evita carpetas con cientos de miles de archivos; la recomendación de Microsoft es no sincronizar más de 300.000 archivos entre todas las bibliotecas (Límites).
• Cuida los nombres: la sincronización admite hasta 520 caracteres entre la ruta local y la carpeta raíz de OneDrive (Microsoft), pero Windows y Office de escritorio trabajan con 260.

Pausar y reanudar

Haz clic en la nube y elige Pausar sincronización si vas a trabajar con poca batería o con una conexión lenta. No cierres la sesión de OneDrive para ahorrar batería: pierdes la sincronización y la protección de lo que guardes.

5. Copia de carpetas conocidas: Escritorio, Documentos e Imágenes

La copia de carpetas conocidas (Known Folder Move) mueve Escritorio, Documentos e Imágenes a OneDrive para que se protejan en la nube sin que cambies tu forma de trabajar. Si tu portátil se estropea o lo roban, tus archivos siguen en OneDrive. Microsoft indica que la función también admite Capturas de pantalla y Carrete (Microsoft).

Qué consigues

• Protección: lo que guardas en el Escritorio o en Documentos queda copiado sin hacer nada.
• Acceso desde cualquier equipo: el mismo Escritorio en el portátil y en el ordenador de la oficina.
• Menos pérdidas: si borras algo por error, lo recuperas desde la papelera o el historial de versiones (capítulo 9).

Cómo activarla

1. Haz clic en la nube de OneDrive y abre Configuración.
2. Entra en Sincronización y copia de seguridad y pulsa Administrar copia de seguridad.
3. Activa las carpetas que quieras proteger y pulsa Guardar cambios.
4. Espera a que termine la primera sincronización; puede tardar horas si hay muchos archivos.

Si tu empresa lo gestiona, es posible que TI lo haya activado ya sin preguntarte y que no puedas desactivarlo.

Qué tener en cuenta

• Espacio en OneDrive: los archivos cuentan para tu cuota (1 TB en la mayoría de los planes de empresa, capítulo 2). Revisa antes de activarla si tienes muchos vídeos o copias de bases de datos.
• Nombres de archivo: los caracteres o rutas demasiado largos pueden impedir la sincronización de algunos archivos; la aplicación te los mostrará como errores para que los renombres.
• Acceso directo en el escritorio: los accesos a programas funcionan, pero un acceso que apunta a una ruta del equipo puede dejar de servir en otro.
• No funciona con redirección de carpetas por directiva: si TI ya redirige esas carpetas con una directiva de grupo, la función no se puede aplicar (Microsoft).
• Trabajar fuera de estas carpetas: lo que guardes en el disco C:, en otra unidad o en carpetas propias fuera de Escritorio, Documentos e Imágenes no se copia. Guárdalo dentro de OneDrive.

Si quieres dejar de usarla

Desactívala en Administrar copia de seguridad. OneDrive te avisará de qué pasa con los archivos: los que ya estaban en la nube se quedan en OneDrive y los nuevos se guardarán solo en el equipo. Consulta a TI antes de hacerlo en un equipo de empresa.

6. OneDrive en la web y en el móvil

Puedes usar OneDrive sin instalar nada desde cualquier navegador, y en el móvil con la aplicación oficial. Es la forma más segura de acceder desde un equipo que no es tuyo, porque no deja archivos ni sesión abierta si cierras bien.

En el navegador

1. Entra en onedrive.com e inicia sesión con tu cuenta de trabajo.
2. En el panel izquierdo verás tus archivos, los recientes, lo compartido contigo y la papelera.
3. Para subir, arrastra los archivos o usa Cargar. Para crear, usa Nuevo y elige un documento de Word, Excel o PowerPoint, que se abre en el propio navegador.
4. Con el botón derecho, o con los tres puntos de un archivo, puedes compartir, descargar, mover, ver el historial de versiones y administrar el acceso.
5. Al terminar en un equipo ajeno, cierra la sesión y no marques "Mantener la sesión iniciada".

En el móvil y la tableta

• Instala OneDrive desde la tienda oficial de tu sistema (App Store o Google Play) e inicia sesión con tu cuenta de trabajo.
• Usa la opción de escanear para convertir un papel en un PDF dentro de OneDrive, sin pasar por el correo.
• Marca los archivos que necesites sin conexión antes de entrar en una zona sin cobertura.
• Activa el bloqueo de la propia aplicación con PIN o biometría si la empresa lo permite, y mantén el móvil con bloqueo de pantalla.
• Si activas la subida automática de fotos, comprueba que las fotos personales no acaban en tu OneDrive de trabajo: es una cuenta de la empresa.

Límites de la subida por web

El tamaño máximo de un archivo subido es de 250 GB (Límites). Para archivos muy grandes o muchos archivos pequeños, usa la aplicación de escritorio en lugar de la web: es más fiable y reanuda la subida si se corta la conexión. Descargar una carpeta entera desde la web la comprime en un ZIP, con un límite de 20 GB por descarga según la documentación de Microsoft.

Qué no hacer

• No guardes tu contraseña de la cuenta de trabajo en el navegador de un equipo compartido.
• No subas documentos de la empresa a tu OneDrive personal ni los envíes desde allí.
• No uses la subida automática de fotos del móvil con la cuenta de trabajo salvo que se trate de fotos de la actividad de la empresa.

7. Compartir archivos y permisos

Compartir un enlace en lugar de enviar un adjunto mantiene una sola copia del archivo y te deja retirar el acceso después. La clave es elegir bien a quién va dirigido el enlace y qué puede hacer con él.

Tipos de enlace

Las cuatro opciones aparecen descritas en la ayuda de Microsoft sobre compartir. Tu empresa puede desactivar alguna de ellas, por ejemplo "Cualquier persona".

Controles del enlace

• Permitir edición: si lo desactivas, solo se puede ver. Empieza siempre en solo lectura.
• Bloquear descarga: el destinatario puede ver el archivo pero no descargarlo (no disponible en todos los casos).
• Fecha de caducidad: el enlace deja de funcionar solo. Poner fecha de caducidad es la mejor defensa contra el "enlace olvidado".
• Contraseña: añade una clave que debes comunicar por otro canal. Según Microsoft, caducidad y contraseña están disponibles para suscriptores de Microsoft 365.
• Revisión: en documentos de Word puedes limitar al destinatario a comentar sin editar.

Retirar el acceso

1. Selecciona el archivo o carpeta y abre el panel de Detalles.
2. Entra en Administrar acceso.
3. Elimina el enlace o quita a la persona concreta. También puedes cambiar la caducidad o la contraseña.

Hazlo al terminar un proyecto, al salir un colaborador externo y siempre que dudes de quién tiene el enlace. Una carpeta compartida con muchas personas es difícil de controlar; mejor compartir una carpeta de proyecto concreta que "Documentos" entera.

Reglas de la casa

• Para datos personales de clientes o empleados, usa siempre personas concretas, con caducidad y en solo lectura salvo que haga falta editar.
• Nunca pegues un enlace de "Cualquier persona" en un correo masivo, en un grupo de mensajería ni en una red social.
• Si te llega un enlace de OneDrive inesperado, no inicies sesión con tu contraseña en la página que se abra sin comprobar la dirección: puede ser phishing.
• Si has compartido sin querer, retira el acceso de inmediato y avisa a TI, que puede revisar quién abrió el archivo.

8. Colaboración con Office

Con OneDrive, un documento de Word, Excel o PowerPoint puede editarse a la vez por varias personas, sin enviar versiones por correo. Es el cambio de hábitos que más tiempo ahorra.

Coautoría

1. Guarda el documento en OneDrive o en SharePoint (no en un disco local).
2. Comparte el enlace con Personas concretas y con permiso de edición.
3. Cada persona abre el mismo archivo desde el enlace; verás su cursor y sus cambios casi en tiempo real.
4. Si hay un conflicto con la sincronización, Office te lo avisa y te deja elegir qué versión conservar.

Comentarios y menciones

Usa los comentarios para pedir cambios sin tocar el texto. Con @nombre mencionas a un compañero: recibe aviso por correo y, si no tenía acceso, Office te propone dárselo. Antes de mencionar a alguien externo, comprueba qué permiso se le da.

Enviar un enlace en lugar de un adjunto

Desde Outlook, adjunta el archivo como enlace de OneDrive en lugar de copia. Así todos trabajan sobre la misma versión y puedes retirar el acceso después. Un adjunto convencional crea copias que ya no controlas. Microsoft destaca esta integración como una de las ventajas de OneDrive para empresas (Microsoft).

Buenas prácticas de equipo

• Una sola versión: el archivo se llama "Presupuesto_Cliente.xlsx", sin "definitivo" ni "final2". El historial de versiones guarda lo anterior (capítulo 9).
• Nombres claros y cortos: de proyecto, de cliente, de año. Evita tildes y caracteres raros en las carpetas compartidas con externos.
• Un propietario por carpeta: alguien responsable de revisar quién tiene acceso.
• Cierre del documento: cuando se entrega, bloquea la edición y deja una copia en PDF.
• Antes de ausentarte: deja el documento guardado y sincronizado; no lo dejes abierto en tu equipo con cambios sin guardar.

Qué no hacer

• No descargues, edites y vuelvas a subir como archivo nuevo: crearás una copia paralela.
• No edites a la vez el mismo archivo desde la aplicación de escritorio sin conexión y desde la web: los cambios pueden entrar en conflicto.
• No uses OneDrive como programa de mensajería: para conversar usa Teams o el correo, y comparte el enlace al archivo.

9. Versiones, papelera y restaurar

OneDrive ofrece tres redes de seguridad, de menor a mayor alcance: el historial de versiones de un archivo, la papelera de reciclaje y la restauración de todo OneDrive a un momento anterior. Conocerlas permite recuperarse de un borrado, de un cambio malo o de un ransomware sin pagar nada.

Cuál usar

Historial de versiones

Cada vez que se guarda un archivo de Office en OneDrive se conserva una versión anterior. Para recuperarla, haz clic derecho en el archivo, elige Historial de versiones, abre la versión que quieras y pulsa Restaurar o Descargar. Microsoft permite ver el historial de todos los tipos de archivo (Microsoft).

La cantidad de versiones que se guardan la decide la empresa. Con la opción Automática, Microsoft optimiza el espacio sin que el administrador fije un número; con la opción manual el mínimo recomendado en la interfaz es de 100 versiones o 30 días (Límites de versiones). Las versiones antiguas se eliminan a medida que se acumulan, así que no sustituyen a una copia aparte de lo que sea crítico.

Papelera de reciclaje

Lo que borras va a la papelera de OneDrive, en la web, en el panel izquierdo. En cuentas de trabajo o escuela, la papelera conserva los elementos 93 días (Microsoft). Para recuperar algo, abre la papelera, marca el elemento y pulsa Restaurar. Vaciar la papelera elimina los archivos de forma definitiva en tu vista, aunque un administrador aún puede recuperar algunos desde la papelera de segunda fase mientras no haya pasado su plazo.

Restaurar OneDrive

Esta función deshace todo lo ocurrido en tus archivos durante los últimos 30 días: borrados, sobrescrituras, corrupción o cifrado por malware (Microsoft).

1. Entra en onedrive.com e inicia sesión.
2. Abre Configuración y elige Restaurar OneDrive (cuentas de trabajo) u Opciones (cuentas personales).
3. Selecciona una fecha del desplegable o elige fecha y hora a medida.
4. Revisa el gráfico de actividad y la lista de acciones; selecciona la primera acción que quieras deshacer. Las posteriores se marcan solas.
5. Pulsa Restaurar.

Ten en cuenta:

• Los archivos creados después del punto elegido pasan a la papelera.
• Lo eliminado de forma definitiva de la papelera no se puede recuperar con esta función.
• Los álbumes no se restauran.
• Puedes deshacer la restauración volviendo a ejecutarla.

Si OneDrive detecta un posible ataque de ransomware o malware, te avisa y te ofrece restaurar; Microsoft indica que puedes recuperar todo OneDrive hasta 30 días después de un ataque malicioso (Microsoft).

Si el ataque llegó por tu equipo

Antes de restaurar, desconecta el equipo de la red y avisa a TI: si el equipo sigue infectado y sincroniza, volverá a cifrar los archivos. Restaura desde un equipo limpio, o desde la web, y cambia las contraseñas. Aplica el protocolo de incidentes del manual de seguridad informática (capítulo 12 de ese manual).

10. Seguridad

OneDrive protege tus archivos en la nube, pero la seguridad depende también de ti: de la contraseña, del segundo factor, de a quién das acceso y de qué equipos tienen sesión abierta. La nube no sustituye a una copia aparte de lo crítico.

Qué protege Microsoft

Según la propia Microsoft, cada archivo se cifra en reposo con una clave AES256 distinta y viaja por conexiones HTTPS con cifrado TLS (Microsoft). Además detecta posibles ataques de ransomware y te avisa para restaurar (capítulo 9).

Qué te toca a ti

• Contraseña única y larga, con segundo factor. Si alguien entra en tu cuenta, ve todo tu OneDrive.
• Revisa a quién has compartido. Una vez al mes, mira los archivos compartidos y retira los accesos que ya no hagan falta (capítulo 7).
• Cuidado con los enlaces recibidos. Un correo con "documento compartido" es un señuelo de phishing habitual; comprueba el remitente y la dirección antes de iniciar sesión.
• No des tu sesión a nadie. Cada persona usa su cuenta.
• Cierra sesión en equipos ajenos y no pulses "Mantener sesión iniciada".

Almacén personal

El Almacén personal es una carpeta de OneDrive protegida con una verificación de identidad adicional (huella, rostro, PIN o código por correo o SMS) y que se bloquea sola tras un tiempo sin uso. En Windows 10 se cifra además con BitLocker (Microsoft). Es útil para documentos especialmente sensibles, como nóminas, copias de documentos de identidad o contratos. Comprueba con TI si está disponible en tu cuenta de trabajo y qué límites tiene: en las cuentas personales gratuitas está limitado a unos pocos archivos.

Si pierdes el equipo o el móvil

1. Avísalo a TI de inmediato, aunque creas que lo has dejado en casa.
2. Cambia la contraseña de tu cuenta desde otro dispositivo.
3. Cierra las sesiones abiertas: en la web, en tu cuenta de Microsoft, opción de seguridad o "Dispositivos".
4. TI puede borrar de forma remota los datos de empresa del dispositivo si está administrado.

Si el equipo tenía el disco cifrado y bloqueo de pantalla, los archivos locales están mucho mejor protegidos. Si podrían estar afectados datos personales, hay plazo legal de 72 horas para notificarlo a la AEPD (capítulo 12 del manual de seguridad informática).

Lo que no debes subir

• Contraseñas ni claves en un documento de texto "para no olvidarlas".
• Datos de clientes a un OneDrive personal o a una nube no autorizada.
• Copias de bases de datos con datos personales sin cifrar, si luego se van a compartir con enlace público.

11. Administración en la empresa

Este capítulo es para quien gestiona Microsoft 365 en una pyme: gerencia, administración o el proveedor informático. Un empleado no puede cambiar estas opciones, pero conviene que sepa qué decide la empresa y por qué. Los ajustes se hacen en el Centro de administración de SharePoint (Microsoft), que agrupa uso compartido, sincronización, límite de almacenamiento, retención y control de acceso.

Decisiones que conviene tomar

Copia de carpetas conocidas por política

Hay tres políticas: pedir a los usuarios que muevan sus carpetas, moverlas sin intervención y evitar que el usuario desactive la función. Microsoft recomienda desplegar en oleadas, con límites de 1.000 equipos al día y 4.000 por semana para la movida silenciosa, y de 5.000 al día y 20.000 por semana para la que pide confirmación, en Windows y Mac juntos (Microsoft). Aplica solo a equipos con la última versión de la aplicación y sin redirección de carpetas por directiva de grupo.

Retención y salida de empleados

Cuando se elimina a un usuario, su OneDrive no desaparece al instante. Por defecto se conserva 30 días (ajustable hasta 3.650); su responsable o un segundo propietario tiene ese tiempo para acceder y descargar lo que haga falta. Después, el contenido pasa a la papelera del sitio durante 93 días y, pasado ese plazo, se elimina de forma definitiva salvo que haya directivas de retención o bloqueos legales (Microsoft).

Además, las cuentas sin licencia válida se archivan automáticamente el día 93, y si el almacenamiento archivado no se paga durante 12 meses los datos pueden eliminarse (Microsoft).

Lista de comprobación al dar de baja a un empleado

1. Asigna a su responsable o a un segundo propietario el acceso a su OneDrive antes de eliminar la cuenta.
2. Descarga o mueve a SharePoint lo que deba quedarse en la empresa.
3. Revoca sus accesos y sesiones el mismo día.
4. Anota la fecha de eliminación y el plazo en el que se puede recuperar.
5. Comprueba que no haya enlaces de "Cualquier persona" a archivos suyos.

Qué revisar cada trimestre

• Quién tiene sincronizado qué y desde qué equipos.
• Los informes de uso compartido externo y de accesos de invitados.
• El espacio usado frente al contratado.
• Que la restauración de OneDrive y la papelera funcionan: prueba con un archivo de ejemplo.

12. Solución de problemas

La mayoría de los fallos de OneDrive se deben a tres causas: nombres o rutas inválidos, falta de espacio o un archivo abierto en otro programa. Antes de reinstalar nada, haz clic en la nube junto al reloj: casi siempre te dice qué archivo falla y por qué.

Los problemas más frecuentes

Pasos generales, en orden

1. Mira el icono y el mensaje. Pulsa la nube para ver el detalle.
2. Comprueba la conexión y que no esté en pausa.
3. Reinicia OneDrive: cierra la aplicación desde su menú y ábrela de nuevo. Si no basta, reinicia el equipo.
4. Comprueba el archivo en la web. Si allí está bien, el problema es solo de sincronización local.
5. Actualiza OneDrive y Windows o macOS.
6. Restablece OneDrive (Configuración de la aplicación o instrucciones de TI) solo si lo indican: no borra tus archivos de la nube, pero la sincronización tardará en reanudarse.
7. Avisa a TI con una captura del mensaje, la ruta del archivo y la hora.

Qué no hacer

• No borres la carpeta de OneDrive del equipo "para empezar de cero" sin haber comprobado que todo está en la web.
• No muevas archivos entre OneDrive y otra carpeta mientras sincroniza.
• No pulses repetidamente "reintentar": espera a que termine.
• No te saltes un error de espacio: lo que no se sincroniza no está protegido.

Problemas en Mac y en el móvil

En Mac, la sincronización depende de permisos de macOS: si los archivos no se descargan, revisa la guía de Microsoft para Archivos a petición en macOS. En el móvil, cierra y abre la aplicación, comprueba el espacio libre y vuelve a iniciar sesión si se queda atascada.

13. Prácticas y plan de 30 días

Se aprende practicando, no leyendo. Estos ejercicios caben en una formación de 8 horas repartida en cuatro sesiones, y el plan final convierte lo aprendido en cambios reales en la empresa.

Ejercicios

1. Primer arranque. Cada participante inicia sesión, crea una carpeta "Prácticas" y un documento de prueba, y comprueba que aparece en la web y en el móvil.
2. Iconos y Archivos a petición. Marca una carpeta como "Mantener siempre" y otra como "Liberar espacio"; compara los iconos y qué pasa al abrir un archivo sin conexión.
3. Carpetas conocidas. Revisa qué hay en Escritorio y Documentos, cálculo del tamaño y qué podría dar problemas (nombres largos, vídeos). Activa la copia si la empresa lo permite.
4. Compartir bien. Comparte un documento con un compañero como "Persona concreta", solo lectura y con caducidad de 7 días. Luego compártelo a ti con "Cualquier persona" en una prueba y retira el acceso en Administrar acceso.
5. Coautoría. Dos o tres personas editan una hoja de Excel a la vez, dejan comentarios y se mencionan entre ellas.
6. Recuperación. Borra un archivo y recupéralo de la papelera. Edita un documento tres veces y restaura la primera versión.
7. Restaurar OneDrive (simulacro). Con un OneDrive de prácticas, borra y modifica varios archivos, y restaura a una hora anterior siguiendo el asistente.
8. Phishing de "documento compartido". El formador proyecta cinco correos de "archivo compartido", tres falsos y dos reales; el grupo justifica cuáles son falsos.
9. Salida de un empleado. Simula en grupo el procedimiento de baja: quién recibe el acceso, qué se mueve a SharePoint, qué se descarga y cuándo vence el plazo.

Cuestionario de autoevaluación

Plan de 30 días para una pyme

Un cuarto de hora al mes basta para mantenerlo: revisar accesos compartidos, comprobar el espacio usado y probar a recuperar un archivo de la papelera.

14. Preguntas frecuentes, glosario y fuentes

Preguntas frecuentes

¿OneDrive es una copia de seguridad? No del todo. Sincroniza: si borras o cifras un archivo, el cambio llega también a la nube. Te protege gracias a la papelera, las versiones y Restaurar OneDrive, pero para lo crítico necesitas además una copia independiente (capítulo 10 del manual de seguridad informática).

¿Cuánto espacio tengo? Depende del plan de tu empresa. En Microsoft 365 Empresa Básico, Estándar y Premium, 1 TB por usuario; en E3 y E5, 1 TB ampliable a 5 TB (Microsoft).

¿Puedo recuperar algo que borré hace dos meses? En una cuenta de trabajo, la papelera conserva 93 días; después, solo si hay una copia o una directiva de retención. Restaurar OneDrive cubre hasta 30 días.

¿Qué pasa con mi OneDrive si dejo la empresa? El administrador recibe acceso durante un plazo (30 días por defecto) y después se elimina. No guardes nada personal en el OneDrive de trabajo.

¿Puedo trabajar sin conexión? Sí, con los archivos marcados como "Mantener siempre en este dispositivo". Los cambios se sincronizan al volver la conexión.

¿Cualquiera con el enlace puede ver mi archivo? Solo si usas el tipo "Cualquier persona con el vínculo". Usa "Personas concretas" para lo sensible.

¿Por qué un archivo se llama con el nombre de mi equipo? Porque hubo un conflicto de edición; compara ambos y quédate con uno.

¿Tengo que instalar algo para usar OneDrive? No: funciona en el navegador. La aplicación de escritorio añade sincronización y Archivos a petición.

Glosario

Fuentes consultadas

Abiertas para este manual en octubre de 2026:

• Descripción del servicio OneDrive (planes y almacenamiento)
• Límites de SharePoint y OneDrive
• Longitud máxima de ruta en OneDrive
• Archivos a petición de OneDrive para Windows
• Restaurar OneDrive
• Cómo protege OneDrive tus datos en la nube
• Retención y eliminación de OneDrive
• Redirigir y mover carpetas conocidas a OneDrive
• Límites del historial de versiones
• Compartir archivos y carpetas en OneDrive
• Información general de OneDrive en Microsoft 365

Quedó sin contrastar con fuente primaria: la disponibilidad y los límites del Almacén personal en cuentas de trabajo, la duración de la pausa de sincronización y los pasos exactos de los menús de las aplicaciones, que Microsoft cambia con frecuencia. Este manual es formativo; para cualquier decisión de configuración de la empresa, comprueba la documentación actual de Microsoft.